比如，很多企业在软件购买，投入使用后，存在运行不稳定，功能模块不符合实际需求等问题，阻碍企业的发展进程……
因此，如何做好IT软件采购，快速采购到适合企业使用的软件，已经成为每个企业都需要考虑的问题。
本期，我们就来重点唠一唠：软件采购的难点以及解决思路。
软件采购的难点与瓶颈
IT相关的采购品类中，专业性最强的就是软件类采购。
因为软件选购工作是一项复杂且需要高度专业知识的任务，与有具体参数和评判标准的硬件类采购不同，软件类采购具有技术门槛高、评估要素多、标准化程度低，需求难确认、交付难界定、价格难对比、流程管理复杂等属性，项目成本计算复杂，因此，给采购工作也带来了更大挑战。
1、采购前期介入少，决策被动
涉及软件开发类产品时，需求方通常会自发地寻找不同供应商，完成前期筛选和协商过程，到了签订合约阶段，才会拿供应商的草稿合同，联系采购部门，紧急提出采购需求。
然而，从组织规模、战略和资源角度考虑，并不是性能最好的就是最合适的，也不是成本最便宜就一定能为组织节约成本。
2、缺乏系统性评价能力和手段，风险难控
在系统选型时，IT团队和业务团队往往更关注产品的性能和参数，并且通常对供应商风险和成本控制不敏感。
如果采购部门在没有充分供应商调研、对比和评估的情况下做出决策，可能会导致最后选择不匹配的供应商、成本高、购买后难以使用、交付延迟以及技术支持不足等一系列问题。
3、采购过程不规范，项目审计难
市场上存在各种各样的技术解决方案和产品，在做产品/技术选型时，需要深入了解不同技术的优势和劣势，评估其适用性和可行性，并确保选定的技术与企业的现有技术基础兼容。
如果仅通过厂商汇报、演示等做出产品/技术的采购决策，无法充分保证产品/技术选型合理性，导致产品、解决方案、供应商选择过程、采购过程不规范，在项目审计时成为被整改项。
4、价格与预算控制
采购软件时，价格和预算是重点考虑因素之一。软件产品除了采购成本外，一般还会涉及升级、扩容、维护成本、集成部署等。
此外，有些软件可能需要长期投资和维护，需要大量人工成本，对于采购来说，需要在预算和功能之间取得平衡。
如何选择“合适”的软件？
采购一套合适的软件，“合适”两个字范围很广，什么样的软件才算合适呢？
1、满足需求
需求来自业务，所以首先要满足业务“基本”诉求。
在选择产品前，企业需要明确自己的需求和预算，以及需要解决的问题，和期望实现的目标。
事实上，当企业明确自己的需求后，会发现市场上往往已经有成熟的产品解决方案，已经落地应用，同行业的核心业务需求差异不大，通过灵活调整即可用来适应不同的业务场景。
2、行业经验
厂商具备行业经验非常重要，有“0-1”的方法论来指导项目落地。
通过观摩和参观其他公司上线的实际案例并能看到效果，同时也证明了其软件产品的作用和价值。
3、性价比
性价比是最重要的评价指标，综合考量产品功能、硬件设备、价格三方面。从需求覆盖度、技术可控度、业务匹配度找到一个最佳平衡点。
此外，售后服务能力也是评估供应商性价比中非常重要的一项，购买软件通常需要提供培训和维护服务，以确保软件的正常使用，这就需要供应商的售后服务能力和技能转移能力。
4、增值赋能
满足基本需求之外，产品本身是否还有其他价值，对我们未来规划能起到一定的作用，技术上深度复用，业务上融会贯通。
采购与IT各自扮演什么角色企业数字化转型过程是一个漫长又复杂的过程，分为实施前的准备、系统规划、选型、实施和评价、维护五个阶段，由于数字化建设项目大多是长期工作，因此成功交付对企业来说至关重要。
如果IT和采购对自己所需要负责的事情，没有正确认知，不但会耽误企业通过数字化系统提效，更为浪费企业的人力、财力和宝贵的IT资源。
我们整理了在数字化项目建设中，采购和IT需要了解的要点，汇总如下：
1、实施前的准备
采购部门需要协助业务部门整理需求信息，只有拿到清晰明确的需求信息，IT人员才能评估现有系统是否满足，是否需要自主研发，是否需要新系统。
在业务部门提出需求后，通常会需要IT人员评估，因为IT部门的人员都是技术咖、对软硬件、技术架构和数据架构很熟悉，对具体业务流程了解相对较少。
所以，IT人员需要依靠业务人员梳理清楚业务需求，之后才可能涉及到系统选型事宜。
2、系统规划
想要的功能越多，意味着系统开发的工作量越大，也意味着价格越贵。
因此，在预算有限的情况下，对想要系统实现的功能进行排序，在功能和成本之间找到平衡点；
3、系统选型
通常我们建议需求部门、采购部门、IT部门共同参与系统选型。
需求部门提供需求清单、业务流程、业务规则等；IT部门负责确认服务商技术能力满足需求；采购部门负责项目过程中的物料供应和供应商管理等相关采购工作，比如依据内部需求对外询价以及对应方案，组织和执行招投标活动，合同执行过程管控、供应商管理、以及配合项目验收以及安排付款等等，最后再通过综合评估选择最优的系统软件服务商；
4、系统实施
在实施过程中，采购部门和IT部门要积极配合服务商，及时说明要求、提供资料，齐心协力按时按质完成；
5、评价与维护
采购部门需要邀请IT部门和需求部门对系统和服务商进行评价，以便奖优惩劣。系统维护通常由IT部门负责，因此，IT部门也是评价供应商重要的参与方之一；
做好以上五点，数字化项目方案才可能用得起来，而且越用越好。
在项目建设过程中，IT部门可以筛选出满足技术需求的供应商，采购部门进一步研究供应商的表现，确定合适的供应商，通过这种方式，充分利用两个部门的专业知识，使得IT部门能够更好的管理项目，企业也可以受益于简化的流程、管控成本，达成更好的实施效果。
最后的话近年来，越来越多企业开始关注到数字化采购，通过数字化技术帮助企业建立采购管控体系，承载业务数据和流程，实现采购业务在线化，并通过数据分析，挖掘数据价值，辅助重要决策，驱动改善行动。
支出宝认为，在IT软件采购方面，数智采购系统可以帮助采购快速收集供应商信息，评估供应商能力，选择适合企业的软件产品及服务。
1. 供应商管理： 数智采购系统可以帮助企业管理和筛选供应商，提供更全面的供应商信息和选择，使采购员能更快地找到合适的供应商。
2. 风险预警： 数智系统还可以链接外部大数据，比如链接企查查、天眼查等第三方企业信息网站，一旦供应商有财务或法务风险，系统可以立即识别并且发出预警。
3. 价格比较： 数智采购系统提供BOM比价功能，可以通过将项目细节拆分，横向比较不同供应商的报价，以及是否提供折扣和优惠政策等因素。
4. 功能评估： 数智采购系统可以提供功能评估功能，方便采购员评估不同软件产品的功能是否符合企业的需求和期望。
5. 售后服务管理： 数智采购系统可以帮助企业管理和跟踪售后服务，包括供应商评价、反馈、投诉和整改等，方便企业奖优惩劣。
随着数字化技术的不断成熟，数智采购系统在未来将会产生更多更广的应用。
作为全链条采购支出管理数智化平台，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。
