采购部门不只是职能部门，更是公司利润的创造者。采购部门的流程效率也很大程度上影响着企业运行效率和利润率。如何更好更快的完成采购指标，如何增强采购的流程呢？
什么是采购流程？
采购流程是采购组织所需商品和服务的结构化方法。这个过程可以节省成本，减少时间，并建立双赢的供应商关系。
采购流程是将产品或服务从申请到采购订单和发票审批的一系列流程。尽管我们可以互换使用采购和采购，但它们略有不同。
采购是代表组织获取必要商品和服务的总体过程，而采购则描述了获取过程中涉及的活动，包括在审查、订购、获取和支付商品/服务时必须遵循的步骤。组织中的采购流程因其环境和运营而异。
无论其独特性如何，每个采购管理流程都由 3 个 P 组成，即流程、人员和文书工作。
流程Process：流程包括审查、订购、获取和支付商品/服务时必须遵循的步骤。人员People：这些是利益攸关方，他们在采购周期中的具体责任是启动或授权流程的每个阶段。涉及的利益相关者数量与购买的风险和价值成正比。文书Paper：这是采购过程每个阶段涉及的文书工作和文件——所有这些都被收集和存储，以供参考和审计。采购流程优化有多重要呢？
采购流程优化有多重要呢？
如同一条河流的疏浚工程，河道淤积严重，河水便无法顺畅流动，船只也就难以通行；同理，若采购流程繁杂低效，则会导致资源浪费、成本增加，甚至可能失去市场先机。
因此，通过梳理流程、去除冗余步骤、引入先进技术等手段，可以有效提升采购的效率和效益，正如疏浚后河流能够更好地服务于通航一样。
那么具体该如何实施采购流程优化呢？我们整理了一些影响采购流程效率的常见问题，并梳理了一些建议，供大家参考。
传统采购流程的常见挑战
企业在采购过程中，常见的挑战包括线下手动流程、缺乏可见性、缺乏控制力，效率低等等，这些都可能会阻碍采购的效率，甚至会影响企业的日常运营和财务流水。
①手动流程：许多企业仍然依赖手动或纸质方法进行采购，这些工作流程非常耗时且容易出现人为错误。
②缺乏能见度：一个常见的问题是缺乏对这些采购工作流程的清晰可见性，缺乏问责制，企业难以跟踪申请、采购订单和收到的货物的状态，以及清晰、可审计的交易和采购记录跟踪。
③效率低下：沟通不畅和对关键人员的依赖往往齐头并进，加剧了手动流程的低效率。当沟通渠道不简化时，对特定个人的依赖会变得更加明显，从而导致采购工作流程出现瓶颈和延迟。
④缺乏控制：采购工作流程缺乏控制可能会导致各种问题，例如未经授权的采购、特立独行的支出和不遵守采购政策等等。
如果没有适当的控制机制，员工就有可能在批准的渠道之外或未经授权的情况下进行购买，损害采购过程的完整性，甚至可能导致合规或法律问题。
采购流程中涉及的步骤
采购过程涉及几个要素，包括需求确定、供应商研究、价值分析、提出采购请求、审查阶段、转换为采购订单、合同管理、监控/评估收到的订单、三方匹配、付款履行和记录保存。
以下是采购流程中涉及的七个步骤：
第 0 步：需要识别
第 1 步：采购申请
第 2 步：申请审核
第 3 步：征集过程
第 4 步：评估和签约
第 5 步：订单管理
第 6 步：发票审批和争议
第 7 步：记录保存
第 0 步：需要识别
采购过程的需求识别阶段使企业能够及时以合理的成本勾勒出准确的采购商品和服务计划。
第 1 步：采购申请
采购申请是内部用户/客户为满足现有需求而寻求采购团队帮助而提出的书面或电子文档。它包括采购正确的商品、服务或作品所需的关键信息。
第 2 步：申请审核
只有在采购申请获得批准并交叉检查预算可用性后，采购过程才会开始。在审查阶段，职能经理或部门主管审查申请包，仔细检查是否真正需要所请求的商品或服务，并核实是否有必要的资金。
已审核的采购请求成为采购订单（采购订单），而被拒绝的请求将发送回申请方，并注明拒绝原因。所有这些都可以通过简单的采购订单软件来处理。
第 3 步：征集流程
一旦申请获得批准，采购团队将制定单独的采购计划并勾勒出相应的招标流程。此单独招标计划的范围最终取决于需求的复杂性。
一旦预算获得批准，采购团队就会将多个报价请求 （RFQ） 转发给供应商，以接收和比较投标，以筛选出完美的供应商。
第 4 步：评估和签约
一旦招标过程正式结束，采购团队和评估委员会将审查和评估供应商报价和交货时间，以确定哪个供应商最适合满足当前需求。
一旦选定了供应商，合同谈判和签订就完成了，采购订单被转发给供应商。在供应商接受并确认采购订单后，具有法律约束力的合同将激活。
第 5 步：订单管理
根据新执行的合同/长期协议/标价向选定的供应商发出采购订单。供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到订单后，买方检查订单并通知供应商收到的物品的任何问题。
第 6 步：发票审批和争议
这是采购过程中的关键一步，您可以在 GRN、供应商发票和 PO 之间执行三方匹配，以检查您是否正确收到了订单以及是否存在任何差异。三方匹配完成后，发票将被批准并转发以处理付款。
第 7 步：记录保存
付款过程结束后，买家将其记录下来以进行簿记和审计。从采购请求到批准的发票，所有适当的文档都存储在一个集中位置。
采购流程优化的9个策略
关于采购工作流程优化，具体如何实施呢？建议从以下维度入手，细致分析，定期改进。
通过自动化简化流程：利用技术和自动化工具简化和数字化采购流程。实施寻源到付款采购解决方案，以管理您的供应商、采购、发票和合同，并自动执行工作流程，减少人为错误，提高流程效率。集中采购活动：建立一个集中式平台，您的采购团队可以在其中管理所有采购活动。这将简化和自动化采购工作流程，确保整个过程的透明度和问责制，从而提高效率并节省成本。进行支出分析：执行全面的采购支出分析，以了解支出模式，确定节省成本的机会，并为战略采购计划确定类别的优先级。这种分析可以帮助整合供应商，谈判更好的合同，并利用批量折扣。实施战略采购：战略采购使您能够找到合适的供应商，进行竞争对手的投标并更好地进行谈判。这将帮助您确定关键供应商并建立战略合作伙伴关系，以加强供应商关系并实现长期成本节约。制定明确的采购政策和准则：制定法规要求、明确的内部政策和行业标准。这将帮助您监控和管理审批流程、支出限制和供应商风险。它还支持审计跟踪和文档，以证明合规性。促进利益相关者的协作：与各个部门和利益相关者合作，了解他们的要求并相应地调整采购活动。让最终用户参与供应商评估和选择过程，以确保满足他们的需求并提高用户采用率。与其他系统集成：确保您使用的所有不同工具（如会计软件和 ERP 系统）都已连接，以确保数据的无缝流动。这也减少了重复工作，提高了整体流程效率。监控供应商绩效：定期评估供应商绩效并建立关键绩效指标 （KPI），以跟踪服务水平、交货时间、质量和定价。使用这些数据来评估供应商，并就供应商保留、合同续签或探索替代选项做出明智的决策。持续改进：在间接采购中拥抱持续改进的文化。鼓励利益相关者的反馈，监控行业趋势，并实施反馈循环，以确定需要改进的领域并推动持续的优化计划。通过实施这些策略，组织可以提高其间接采购流程的效率、成本效益和战略价值。
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