GTD的五个步骤
1. 收集（Capture）：
-将所有需要关注的事情（如任务、想法、项目）记录下来，存放在一个可信的系统中。这可以是笔记本、电子应用或其他工具。
- 关键是不要让任何事情留在头脑中，而是全部收集到这个系统中。
2. 处理（Clarify）：
- 对收集到的事项进行处理，决定每个事项需要采取的具体行动。
- 如果某个事项可以在两分钟内完成，就立即完成。
- 如果需要更多时间，决定下一步行动并记录下来。
3. 组织（Organize）：
- 将处理过的事项分类存放在相应的列表中，如“项目”、“下一步行动”、“等待中”、“日程表”等。
- 使用清晰的文件夹或标签系统来确保每个事项都能快速找到。
4. 回顾（Reflect）：
- 定期回顾和更新你的系统，确保它始终反映你的最新任务和优先级。
- 每周进行一次全面回顾，检查所有项目和行动列表，确保所有事项都在控制之中。
5. 执行（Engage）：
- 根据当前情境、可用时间、精力水平和优先级，从你的行动列表中选择合适的任务来完成。
- 集中精力在最重要的事情上，避免分心。
关键概念1. “心智如水”：
- GTD强调将所有事情记录下来，清空头脑，达到“心智如水”的状态，使头脑专注于当前任务，而非不断记挂其他事项。
2. 下一步行动：
- 对每个项目，明确具体的下一步行动，而不仅仅是泛泛的任务描述。这样可以更容易启动任务，避免拖延。
3. 项目清单：
- 项目清单是包含多个步骤的事项，每个项目至少要有一个明确的下一步行动。项目清单帮助你跟踪复杂任务的进展。
GTD的工具- 捕捉工具：笔记本、智能手机、电脑应用（如Evernote、Notion、Todoist等）
- 处理工具：待办事项列表、任务管理软件（如Microsoft To-Do、Trello、Asana等）
- 组织工具：项目管理工具、日历（如Google Calendar、Outlook等）
- 回顾工具：定期的回顾时间安排，周计划表
- 执行工具：时间管理技巧、专注应用（如Focus@Will、Pomodoro计时器等）
实际应用示例假设你是一名营销经理，你的任务包括：
- 推广新产品
- 准备季度报告
- 安排团队会议
- 回复客户邮件
按照GTD方法，你可以：
1. 收集：将所有任务记录在一个待办事项列表中。
2. 处理：
- 推广新产品：明确下一步行动，如“联系设计师制作广告素材”。
- 准备季度报告：确定具体步骤，如“收集上季度销售数据”。
- 安排团队会议：安排会议时间并通知团队。
- 回复客户邮件：如果可以在两分钟内完成，立即回复，否则记录下来稍后处理。
3. 组织：将任务分类存放，如“项目”、“下一步行动”、“等待中”等。
4. 回顾：每周回顾一次任务列表，确保所有任务都在进行中。
5. 执行：根据当天的优先级和时间，从“下一步行动”列表中选择合适的任务来完成。
优点1. 降低压力：将所有事情记录下来，避免担心遗忘，从而减轻心理负担。
2. 提高效率：通过明确具体的下一步行动，减少拖延和决策疲劳。
3. 提升生产力：通过有组织的系统，确保重要任务得到及时处理。
4. 灵活应对变化：系统可以随时更新，适应新的任务和优先级。
GTD方法提供了一种系统化的方式来管理复杂的工作和生活事务，使人们能够更专注、更高效地完成任务。
