什么是采购软件？
采购是一个确保企业获取所需产品和服务的战略流程。通过采购，企业能够从不同的供应商处采购、组织和购买产品，以实现最佳财务结果。采购软件通过优化流程和提供更易于访问的数据，促进企业增长并增强对公司支出的可视性，从而防止成本效率低下和风险。
采购软件解决方案能够实现这一目标，并将会计和财务团队从繁重的手动工作中解放出来。它简化了流程，使企业能够在一个平台上完成产品采购、订单批准和供应商付款的自动化操作。采购软件集中管理数据，使支出可见，并允许组织优化现金流，从而提高资本效率。
采购软件与传统系统相比如何？
在传统的采购系统中，会计部门需要手动执行每项与采购相关的任务，包括：
路由采购请求
检查批准
输入追踪数据
管理供应商
处理发票
付款（通常使用纸质支票）
此外，跟踪这些手动流程通常依赖电子表格（如果有的话）。这种方式缺乏对采购过程的可见性和控制力，不利于企业在供应商谈判中取得优势。
而采购软件则通过以下方式自动处理许多手动任务：
集中供应商和发票信息
使用光学字符识别 (OCR) 转换纸质发票
构建审批和订单管理的自动化工作流程
数字化采购申请、订单处理和货款支付
为什么我的财务团队需要采购软件？
无论您身处哪个行业，拥有单一的采购真实来源对于可持续和可扩展的业务至关重要。研究表明，采购软件可以自动执行近 75% 的会计任务。软件简化了应付账款功能，实现了无缝工作流程，创建和跟踪采购订单，并实现了合同管理自动化。它为您提供了分析当前产品和预算支出的工具，从而确保财务稳定并促进增长。借助采购软件，您可以提高可见性、改善控制并标准化采购流程，从而让员工和供应商的工作更加轻松。
采购软件的好处
采购软件的功能包括：
集中管理供应商生命周期数据（如合同和报告），便于分析
自动查看支出、趋势和合同合规性
简化采购受理和审批流程
通过战略采购以公平价格获得最佳商品
自动化重复任务，减轻应付账款团队的负担，并腾出时间用于更重要的任务和计划
以下是公司可以从采购软件中受益的三种方式：
运营效率： 通过集中采购并将供应商整合到公司范围的平台，员工只需单击一下即可快速、系统地进行采购，减少手动错误。采购软件自动化流程，让团队有更多时间专注于改善运营。
透明度： 采购软件通过集中采购申请、简化审批流程以及提供实时采购和历史记录的见解，实现全面的采购控制。这有助于库存管理，并帮助采购团队识别可以消除不必要支出的领域。
节省成本： 采购软件显示公司正在采购的产品、采购数量及价格，提供具有成本效益的替代方案。它还展示不同供应商提供的最佳价格，并提供批量采购的节省机会。
没有采购软件的公司缺少两样东西：组织性和可见性。借助采购软件，员工可以在费用和预算完全透明的情况下，轻松购买所需物品——所有这些都在一个集中系统中完成。
选择采购软件时应注意的功能
采购软件的好处众多，只有当您选择提供高级选项的采购管理软件时，这些好处才会得到充分发挥。以下是寻找采购软件时应考虑的功能：
会计自动化： 在前端审批后，理想的采购软件应能自动化应付账款流程，让应付账款部门轻松路由、核对和支付商品和服务。
精选选项： 提供精选供应商目录和首选供应商支持的工具有助于决策。应用程序内鼓励战略采购的能力也提高了供应链的弹性。
灵活的工作流程： 每个组织对供应商入职、审批和报告的需求各不相同。选择能够通过灵活的工作流程选项满足个性化需求的采购管理系统，以缩短审批时间。
直观的设计： 具有精心设计的用户界面的工具，帮助用户快速轻松地获得所需信息，有助于提高用户采用率。
集成： 采购软件在成为管理财务状况的工具生态系统的一部分时，其效果最佳。选择能够与会计堆栈中的其他重要财务工具集成的选项。
满足上述所有条件的工具可以更轻松地实现采购目标，并为优化支出和节省流程铺平道路。
采购自动化对于任何希望更快实现目标、提高团队生产力和减少手动流程带来的低效率的组织来说都是必不可少的。选择合适的采购软件将为企业提供强大的功能和支持，使其能够战略性地采购产品、自动化供应商付款，并深入了解公司支出，从而推动企业的持续发展和成功。
采购对于公司的成功至关重要。有效地执行不同类型的采购将帮助您降低成本、改善供应商关系并提高利润。使用软件自动化采购流程的多个部分，以减少工作量并提高整体效率。白码软件中心有采购管理系统模板，您还可以进入白码平台进行系统体验，通过实际操作来感受白码采购管理系统的高效便捷。
