投标常识
在讲解如何建立体系之前，首先对投标的常见知识进行讲解，便于初次接触的人员可以快速了解招投标的体系及流程，下面将从招标类型、投标流程、评标方式等方面进行讲解。
1 招标类型
公开招标公开招标为最常见的招标方式，招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标，公开招标方式体现公开性、规范性、公平性、客观性和公正选择、优胜劣汰性，相对来说各方面要求也较为严格。
也叫竞争性谈判，招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标，邀请不少于3家，从中选定一家供应商。通常在邀请招标时，招标人已经了解供应商的特点和市场供应状态，招标更具有针对性。通常来说，公开招标相对于邀请招标要严格很多。
2 招标组织
客户小组为招标组织全部由客户组成，从招标到评标到定标等一系列事宜，全权由客户负责，客户为招标组织对于标书的评审及过程相对来说较为宽松，不会出现十分苛刻的评定情况，更多在于功能的实现和带来的价值。
代理机构评标代理机构为招标组织由专业的招标代理公司为主导，客户派出一至两名负责人参与招标，虽然招标机构会在开标前询问客户的意向，但对于标书的评审是十分严格的，会按照招标文件需求一一检查评审，并会提出问题甚至发难。
撰写步骤标书的撰写并没有严格的步骤，只要应标，撰写全面，什么方式步骤都可以，但经过多次标书的撰写，发现按照以下的步骤做更有条理，而且可以少走很多弯路，避免自乱阵脚，具体包括清标、写标、合标、查标。
1 清标
清标是指对标书内容进行通篇阅读及明确。主要对标书中投标时间、项目周期、重点要求、重要指标做好标记，每个项目招标文件页数都不相同，无论长短花费多少时间都要进行通读，因为只有清标之后，才能更好的把握标书中的重点，以及构建整体大纲，为后续的撰写工作奠定基础。
清标过程中需要将重要的指标高亮显示出来，例如：废标项，即不满足或没在标书中显示就会废标；需要响应的指标；需要体现的截图；需要在投标文件中重点体现的内容；标书格式要求；售后服务要求；评分表等都要进行重点标记。一方面为了在撰写标书时心中有数，明确重点撰写的内容及提供的东西，另一方面可以防止因为粗心疏忽导致废标。
2 写标
在清标之后就要着手撰写标书了，项目类型不同招标撰写要求也不相同，根据招标要求列好标书需要的格式及大纲，一定要大纲先行，注意要将标书中重点提出的内容作为标题显示，根据招标要求可以是一章或者一节，这样便于评委快速找到对应的位置，显示应标要求。
撰写过程中标书内容一定要丰满且均衡，不可出现同一章节比例失衡的情况。对于重点产品需求及技术参数需要图文并茂说明；对于解决方案一定要详细，需要架构图或实现流程图辅助说明；对于售后及服务要根据标书要求针对性的填入。标书主体完成后要撰写技术偏离表，对偏离情况进行说明，最后撰写评分索引表，在表中标注对应的应标位置，使评标组织一目了然的找到对应位置。
3 合标
这里的合标指将商务标及技术标合并为一个标书，或将不同人员撰写的部分合并在一起。通常商务标由销售人员撰写，技术标由技术人员撰写，有的评标机构可以接受商务卷、技术卷分开装订投标的形式，而有的评标机构则严格要求商务卷与技术卷合并装订的情况。
这就涉及到需要合标，合标时如果两份标书不是出自同一人之手或格式不同，一定会出现标题混乱、页码错乱的情况，这就需要重新对格式进行调整，对正文调整同时一定要注意调整偏离表及评分索引表的对应位置及页码，这项工作可以放在正文调整完成，目录更新之后。
4 查标
查标即对标书内容进行审核校验，这里的检查分别两种，一种为常规检查，即对文章错别字、不通顺语句、格式进行检查，避免低级性错误的发生；另一种为技术性检查，即对文章中的技术应答内容、整体规划、解决方案等技术响应部分进行审查，避免出现技术上应标错误；最后一种为应标性检查，即对招标文件中要求应标项、重点要求、评分表中的内容进行检查，避免出现缺项漏项失误。
体系建设没有规矩不成方圆，任何事情做好的基础都是建立正确的体系，标书撰写体系建设要逐步建立起来，在进行的过程中不断的验证体系的正确性与可优化性，从而不断迭代、改进，以更好的支撑标书的响应机制。
1 建立目的
快速响应：对于需要投标的项目做到快速响应，便于在得到招标文件后第一时间开展工作。多项目支撑：对于许多投标项目并行的情况，可以做到有条不紊多项目支撑持续输出。分担压力：均衡分工各司其职减轻标书撰写人的压力，与项目实施相同，以团队形式交付项目标书。提高能力：在标书撰写过程中，加深人员对公司产品、解决方案、培训服务、项目状况等认知。2 体系方法
建立小组，明确分工成立投标撰写小组，成员包括总体审查者、投标组长、技术人员、运营人员，共计4名成员。投标组长负责总体把控标书撰写工作，负责大纲、背景、需求、整体规划、架构设计的撰写；以及人员分工；进度推进；总体把控等工作。技术人员负责技术功能实现、产品指标对应、产品部署、实施计划部分的撰写。运营人员负责项目管理、售后服务、人员培训部分的撰写；以及格式调整、P图、简历安排、评分表、偏离表准备等工作。总体审查者负责对标书全部内容进行审查，包括宏观背景、架构设计、指标应对、计划排期等各方面。
整体清标，明确重点清标工作要求整个团队全部参与，如总体审查者时间不允许，则由团队3人清标之后，向审查者汇报及交互不明确地方，使整个团队对于招标要求都做到心中有数，避免漏项。清标工作为3人各自进行，将认为需要注意及重点响应的部分标记出来，之后3人合并彼此标记内容，形成最终标记版本发送自整个团队手中，各部分负责人需要对标书中对应要求进行重点明确，并注意将内容重点写在投标文件中。
分开写标，提前合标在投标组长撰写大纲的过程中，各部分负责成员可以先填充自己的部分，待大纲撰写结束将内容复制到对应的位置。技术人员在撰写技术部分时，需要尽可能用截图和文字共同说明招标方的要求，这样会使标书更具有说服力和针对性。运营人员在准备简历及服务方面内容需要注意将客户的要求明确写入，可以在此基础上添加标题等，简历要具备针对性，例如：职位应对、项目应对、资质应对等。合标工作一定要提前开始做，过程中不断输出新版本，注意版本号控制。
会议评审，集中审查如果时间充裕的情况下，团队之间3个人将汇总好的标书，进行交叉检查、挑错，防止当局者迷的情况发生，最终由投标组长发起，召开评标会议，一同将标书过一遍，包括常规格式、大纲分配、内容填充等，重点针对标书技术响应、特殊要求、评分索引部分审查。审查无误后则交给对应的销售人员，等待合标或填充修改等其它事宜，对于有问题的部分，则对应相关负责人针对上述内容进行修改，之后高亮显示，发送给总审查者及其他团队成员。
3 相关能力
熟悉招标事宜：明确招标流程的各个环节，如开标时间、地点等；标书的撰写硬性规定（字体、格式、模板等）；装订要求、份数；签字盖章，需要专门提供的证明资料、方案等。掌握相关工具：熟练掌握标书撰写过程中需要的各种辅助工具，如：Word、Excel、PPT、PS等，掌握快捷键方式，格式的排版、序号的添加调整、图表的快速制作、打码处理等。快速分析能力：可以快速找出并提取标书中的重要信息，制定详细的需求清单，在列清单的时候要求做到到对招标参数响应情况、需要另外准备哪些资料、哪些不能响应需要协调帮助等问题心中有数。标书撰写能力：很多人认为标书就是复制粘贴，可快速炮制，这种想法是错的，对产品不清楚、方案不了解、无宏观意识、文字功底差，仅靠摘抄是不可能完成标书的，更多需要产品技能知识、方案理解、架构设计、逻辑设计及文字快速调整、补充能力。责任意识形态：撰写标书是一件责任重大的事，不仔细或不负责都会导致废标，很多人不愿去承担这种责任，较真时总反复强调自己是按照要求做的，却不敢明确说做的有无问题，既然做了态度一定要端正，敢于承担责任。协调资源能力：不可能每个标书的内容都符合公司既定产品或方案，一定存在特殊的情况，大项目更是如此，标书要求都为多且繁杂，在撰写过程中会涉及需要协调特殊人员攻克，这时需要提前说明，协调人力。压力承受能力：常伴有两种压力，一种为时间节点问题的压力，工作量大企业时间节点有限，需要加班完成；另一方面是长时间坐在电脑旁边对身体的压力，需要有良好的心态和身体。最佳实践标书撰写是一个有较强挑战性的工作，但绝不是什么难以达到的事情，每个人在初期接触标书撰写工作时或多或少都会碰壁，在避免问题反复的情况下，更重要的是需要每次将遇到的问题进行整理，寻找解决方式，逐渐摸索更好更快的方法，以下为我在撰写标书中的感悟及沉淀。
1 模板沉淀
虽然根据不同项目需要撰写对应的标书，但标书中的内容有一部分是可以进行复用的，模板的沉淀可以帮助省去大部分的时间。重点需要按照项目类型进行模板划分，根据产品组合模式划分不同的投标文件，将通用的部分进行整理，公司的名字用XX代替，在拿到招标文件后，批量替换成公司的名字，再根据招标文件的具体要求在模板上进行重点扩充及对应的内容添加。
2 组员拆分
建立标书撰写小组，小组共计4名成员，需要注意的是，成员不是固定的，而是有2-3名备选，以技术人员为例，不是每位技术人员都可以在标书撰写上随时待命，而是根据当前资源情况进行分配，所以成员需要在机动的情况下打散组合。对于多个标书的支撑，在资源充足情况下，可以由一个投标组长带领2个撰写团队进行，分别开展不同项目的标书撰写。
3 中途审查
标书撰写工作与项目实施工作相同，审查者及投标组长一定要在组员标书撰写过程中进行审查工作，及时发现撰写问题，并予以纠正，切不可等到交付终稿日期一并审查，这样不仅会影响交付质量，严重者会导致整体进度拖期。过程中时刻关注撰写进度，及时发现组员撰写过程中的问题，例如：跑偏、不够全面、不完整、应答错误等，并针对性提供资料或协调资源解决。
4 抓大放小
每次项目标书的撰写都是一次机会，理当同等重视，但对于同时支撑多个项目且时间节点相近的情况，就必须要学会抓大放小。靠谱或高度匹配的商机多花费一些精力、时间去准备，对于匹配性较差的商机可以适当减少精力、时间，但上述内容都建立在不被废标，高度响应的基础上。不可因为不重视而导致废标或失格的情况发生。
5 持续输出
标书的撰写需要持续输出，更新迭代，而不是从撰写到时间节点前期只输出一个版本，中间过程毫无交流。从接到标书撰写任务开始，可以分别输出大纲、初稿、修改版、终版四个版本，过程中不断交互、修改、完善，一方面表明我们积极响应；另一方面表明我们在持续输出。对于多项目同时撰写情况，可以通过打时间差输出法，例如初稿输出后，叫停工作，进行下个标书的撰写，如此往复。
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