如何完善和改进工作流程？这里有一份干货指南(工作流程改进流程团队干货)

在之前发布的《如何做好企业中工作流程的管理，让员工做事更有效率》一文中，主要从识别流程、掌握重要性和创建流程方面，系统性地探讨了如何做好企业中工作流程的管理。

那么现在，如果你正在寻求改进工作流程的可靠方法，本指南将为你提供一系列实用的步骤和技巧，让你的流程管理工作更加高效。

企业和组织中的一些工作流程

一、什么是改进工作流程

改进工作流程并非简单的删繁就简，而是寻找冗余、梳理瓶颈、强化协同的关键过程。
完善的流程不仅有助于提升工作效率，还能减少错误和遗漏，从而释放出更多的时间和精力去专注于创新和发展。
当你开始关注并着手改善你的工作流程时，你会发现每一步微小的改变都能汇聚成团队效能的巨大飞跃。

二、如何改进工作流程

（一）明确工作流程的目标

在开始之前，你需要先明确工作流程的目标。
只有明确了目标，才能有针对性地开展优化工作。
这包括了解你的业务需求、预期成果以及关键绩效指标（KPIs）。
很简单，比如你的目标是提高客户满意度，那么你的工作流程应该围绕快速响应客户需求来设计和改进。

例如，蔡崇信在反思阿里巴巴落后的原因时，主要指出了两个方面：一是忽视了真正的客户需求，二是未能为用户提供最佳的购物体验。
那么抛开新兴公司的严峻竞争影响外，作为对过去问题的反思和解决措施的一部分，承认错误、明确方向，重组人员和组织结构，从宏观方面讲，这也是明确工作流程目标和企业战略的一部分。

（二）审视现有工作流程

一切优化从了解现状开始，需要对现有工作流程进行全面梳理。
这就像是在优化算法之前先要理解代码的基础逻辑。
审视包括了解每个环节的输入、输出、执行者和时间节点等，找出可能的瓶颈、低效环节、重复步骤和非增值活动，以及了解团队成员在工作中的痛点和需求。
例如：

审视这一步需要我们细心观察、认真记录，可以借助可视化流程图或思维导图工具来辅助梳理。
更进一步，可以通过收集和分析数据、观察工作模式，并与团队成员交流他们在日常任务中遇到的难题，来获得洞察。

比如可以通过收集某项工作流程中的关键数据，包括每个步骤的时间消耗、效率指标和可能的问题点等，从而为分析提供坚实的基础，并制定针对性的改进方案。

总之，作为流程的管理者，要有全局视野，要对现有的工作流程进行全面审视，要思考以下问题：

（三）制定方案 优化流程

在识别出问题之后，我们需要制定具体的改进方案。
因不同的工作流程而异，一般包括但不限于简化流程、调整流程步骤、合并重复环节、优化资源分配、引入自动化工具和协作工具等。
例如：

1.精简流程

去除不必要的环节，让流程更科学合理。
例如，针对一个采购审批流程，可以减少不必要的审批层级和环节，加快决策和执行的速度，提高采购效率。

2.合并与整合任务

将相似的任务合并在一起，减少任务的切换和重复劳动以及资源的浪费。

3.引入自动化工具

利用自动化工具来替代人工完成一些重复性或耗时的工作。

①针对工作流程中的某个环节，例如客服回复用户咨询，可以使用智能机器人来自动回复重复性的常见的问题，从而释放人力，让客服有更多的精力去处理高价值的工作。
这也是改进工作流程，创造良好工作环境的一个体现。

②针对偏固定的工作流程，包括任务管理、工作审批、表单流转等，可以通过工作流引擎工具来为这类工作自定义可视化的工作流程，让团队协作更明确和有序，并一站式实现提高流程透明度、任务按节点自动流转和通知、在线存档追溯和分析等。

场景很好理解，当任务被上一节负责人处理完成，系统自动将其移至下一节点并通知该节点负责人跟进，且任务日志可显示每个节点的处理时间和时长等。

以我们的新媒体运营团队为例，过去在内容策划、审核、发布的过程中，常常需要在企业微信群、邮件等多个平台间反复沟通确认。
而在使用 SeaTable 表格及其工作流后，团队将整个内容生产流程搬到线上，从选题、撰稿、审阅、排期到发布，形成闭环式管理，流程效率提高 70% 以上。

自动化的流转和通知机制保证了信息的及时传递和任务的高效协作，而且每一条任务及其状态、当前负责人等数据，除了在工作流模块清晰展示外，还会同步保存到表格中，并形成实时的统计分析图表。

自定义工作流

工作流的流程图和任务日志

③借助 AI 等智能化、自动化工具提高工作流程效率

随着人工智能 AI 的爆发，很多软件工具都开发了自己的 AI 应用，它不一定会改变工作流程，但一定会改进工作流程的效率。
在日常工作中，我们可以创建专门的 AI 助手来赋能一些工作流程、任务管理等工作。

比如用 SeaTable 的 AI 助手，可以创建一个任务管理助手来实现高效的任务管理；创建一个财务助手来记录分析财务数据并生成统计图表；创建一个问题助手来记录和跟踪产品问题的处理，等等。

AI 助手

另外，还可以利用工具固有的自动化功能，来代替人工执行工作流程中的一些动作。
比如我们团队就充分利用了 SeaTable 表格的自动化规则，极大地提高了一些流程的处理效率。
可以在满足触发条件下自动执行发送通知、发送企业微信消息、发送邮件、数据录入和更改、锁定行、运行脚本等。
有效降低了操作门槛，避免了手动操作的延迟和错误，节省了大量时间和精力。

SeaTable 表格的自动化规则功能

4.优化团队协作

实现流程数据的高效流转利用和权限管控。

除了从管理机制上优化流程外，还需要通过适合团队协作的工具来优化和落地，如项目管理工具、团队沟通工具等，以提高沟通效率和信息共享。
这都属于优化团队协作的范畴。

以项目管理过程为例，可能会出现任务分配不清、进度追踪困难、沟通协作低效等问题，这就需要利用项目管理工具或更灵活的项目管理表格来集中组织并优化。

项目管理表格

项目任务的时间线甘特图

以客户关系管理为例，很多中小企业用传统 Excel 电子表格愈发暴露出明显的短板，那么就可以使用 SeaTable 这样的的数据协同和应用搭建平台，零代码搭建一个集客户信息管理、销售线索追踪、客户服务、数据分析等于一体的定制化 CRM 系统应用，不同角色的员工可以看到或编辑与其职责匹配的数据。
以此改进这项工作的协作效率。

零代码搭建 CRM 管理应用

要注意的是，在制定方案时，我们要充分考虑实际情况和员工的意见，比如可以邀请关键人员一起讨论，确保方案能够得到大家的认可和支持，确保方案的可行性和有效性，决不能成为“空中楼阁”。

（四）持续监控与灵活调整

工作流程的完善和改进不是一蹴而就的，而是一个持续优化的过程。
团队需要保持灵活性，随时根据业务发展和市场需求调整工作流程。
同时，建立有效的反馈机制，让工作流程不断优化，更加符合团队的实际需求。

在这个过程中，有两点建议。
一是，如有必要，可以通过培训或沟通，确保每个人都了解流程的重要性和操作方法，具有必要的技能和知识，以有效地执行新的工作流程；二是，可以定期收集和分析工作数据，持续追踪关键性能指标，发现问题并及时调整工作流程，做好数据驱动决策。

（五）培养改进意识 形成文化

正所谓集思广益，兼听则明。
工作流程的改进不仅仅是某个人的事情，而是需要整个团队的共同努力。
因此，我们要建立一种开放、包容的氛围，并建立相应的激励机制，让团队成员能够积极提出改进意见并付诸实践，能够敢于尝试新的方法和工具，共同推进工作流程的改进。

总结

完善与改进工作流程是一项系统工程，需要持续投入精力，它涉及到目标设定、现状审视、方案制定和执行等多个环节。
同时，我们也需要借助各种工具和技术，如自动化工具、AI技术、数据协同工具等，来提高流程效率和团队协作的效果。
此外，还需要建立开放、包容的企业文化，鼓励员工提出改进意见，能参与到流程改进的过程中来。
只有这样，我们才能真正实现工作流程的持续优化，从而提高整个团队的工作效率和业务水平。

最后，祝您的工作流程改进之路硕果累累，事业蒸蒸日上！

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