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什么是项目管理软件？
为了更好地理解什么是项目管理软件工具，我们需要首先明确项目的定义到底是什么。根据项目管理协会（Project Management Institute，简称PMI）的说法，项目是“为创造独特的产品、服务或结果而进行的阶段性努力”。其中包括了为实现最终目标而需要完成的五个必备阶段：项目启动阶段、项目计划计划、项目执行阶段、项目监控和控制阶段、以及最后的项目关闭阶段。任何项目管理软件都应该为这些项目阶段提供功能支持。
虽然项目经历的五个阶段大同小异，但项目管理的方式却是多种多样的。主要有：
1、分阶段管理： 通常也被世人称为瀑布式项目管理。分阶段管理的方法是一系列不同的步骤，这些步骤取决于前一阶段完成的情况。项目阶段只能按线性顺序进行管理，因此很难纠正错误，或后期错误纠正成本大、周期长。正所谓，船大难调头。
2、增量和迭代：由不断重复的小循环构成。这意味着可以在每个迭代完成后及时交付的成果进行审查和改进。这种方法也称为敏捷项目管理，在软件开发中特别有益。
3、精益项目管理：主要使用精益管理的原则来减少资源浪费，同时保持高水平的生产力。这种方法可以帮助公司识别和消除不会给公司和客户带来价值的任务。也就是：不做无用功。我也想给广大的老板提个醒：千万不要用研发好的系统来试探市场的可行性。
4、关键链项目管理：基于约束理论 （ToC），这是一种管理理念，专注于可能危及项目成功的限制。通过确定最关键的制约因素，公司可以提前为规避项目风险或问题做好准备。
5、基于流程和产品的项目管理：这种方式侧重于结果，是属于实现收益和变现这种管理方法的一部分。当你要交付的就是产品（尤其是软件产品）时，公司可以通过定义和管理项目来不断优化自身产品的生产和分销。对于专业服务公司来说，业务流程是其项目管理战略的核心。
经过不断进化，项目管理软件已经诞生出新的产品，包括专业服务自动化软件（PSA）以及微软项目管理解决方案软件（PPM）。PSA软件在项目管理的基础上还包括后台管理功能，如CRM和会计。PPM解决方案（是微软基于Project产品打造的专业的项目管理综合解决方案）侧重于统一多种类型的项目并管理它们之间的相互依赖关系。你需要了解这些不同类型软件之间的差异，然后选择最适合自己项目管理需求的解决方案。
中小型企业公司能从结合项目管理和后台管理的 PSA 解决方案中获益，从而提供单一的数据库存储和系统集成。PSA的的缺点是它可能并不总是会提供强大的后台功能，这也是为什么很多公司更愿意选择单独的会计或CRM系统的原因。
对于大型和中型的专业服务提供商，则可以从PPM软件中获益，PPM软件让他们能够与多个利益相关者一起共同管理项目。PPM费用可能非常昂贵并且需要与其他系统集成，例如ERP系统或CRM这类软件，通常需要更多的资金投入。
最后，对于小公司而言，他们在评估项目管理软件时面临着另一个关键的挑战：很多现成的解决方案都仅仅只是提供了典型项目管理解决方案的子集。例如，一些任务管理和项目协作工具，它们虽然可用于补充项目管理的核心功能，但不能完全取代项目管理。虽然这些类型的软件比项目管理解决方案更实惠、更便宜，对于初创公司和微型企业来说也是是一个不错的选择，但随着公司和业务的发展，这类工具软件通常会变成组织高速发展的绊脚石。
那么，目前市面上，都存在哪些类型的项目管理软件呢？
不同的项目管理软件，设计风格和实现方式各不相同，主要包括：同类最佳、多合一套件、单点解决方案和行业特定的项目管理解决方案。
同类最佳软件：同类最佳软件专注于项目管理。
多合一套件：多合一套件除了项目管理外，还包括其他类型的功能，例如CRM或账单管理。
单点解决方案：单点解决方案旨在通过提供项目协作或项目分析等功能来补充项目管理工具。
行业特定的项目管理解决方案：针对特定行业的项目管理解决方案，专为设计、房地产、法律服务等各个行业的专业人士而设计。这些解决方案为行业或市场提供标准项目模板和报告或KPI管理。这些解决方案，还会和该领域的其它友商或上下游软件紧密集成。
项目管理软件一般需要具备哪些功能？
大多数项目管理解决方案中都包含以下标准功能（或者是基本的功能）：
定义：项目管理软件的核心在于对项目的定义，要允许企业自己定义项目的结构，这也是任何业务活动的基础。但对于项目结构的设计和定义要谨慎、认真且仔细，因为一旦在项目实施过程中再进行重大变更，就有可能会导致项目中断，风险极高。与此同时，项目管理软件应允许用户灵活调整项目结构以适应项目的正常推进。
计划：项目管理软件应提供多种方式来实现项目计划，例如通过模板或通过规则配置来定义谁能做什么以及在何时做。项目计划模板是任何项目的良好起点，因为项目经理不需要从头开始计划。项目规则可用于定义资源分配、任务依赖关系和项目截止时间的工作流。项目计划还应把可能影响到项目的风险考虑在内。例如，为了完成任务和完成交付，项目经理可能会分配加班和额外的资源。项目计划，既要报喜、也要报忧。
排期表：项目排期表包括里程碑和截止日期，它们确定了项目每个阶段的预期完成时间。根据项目的复杂程度，能为具体的活动和任务分配截止日期。项目管理解决方案还应提供根据任务之间的相互依赖关系来定义里程碑的能力。例如，有些任务在开始之前要必须完成前面依赖的任务，而有些活动则可以同时并行。
可视化：项目可视化（例如甘特图）提供项目所有活动、任务、截止日期和里程碑的概述。理想的项目可视化允许用户向下钻取到项目结构的每个级别，以查找有关资源或具体活动的详细信息。经过授权的用户还应该能够调整可视化的计划，并且任何操作或更改都应该能联动更新到项目的其他相关部分。
工作流：工作流和流程规定了在项目各个阶段如何执行活动的顺序和约束。工作流需要支持可配置化，以便能快速适应每个团队不同的项目管理需求、项目约束和流程限制。为了提高团队的责任心，工作流程还需要包含审批，以便主管、项目经理和具体一线的执行人员对所质量负责。
任务：任务管理可用于任务定义、工作安排分配和管理员工的工作。任务对于管理不同工作地点的多个团队、现场人员、以及外部团队和顾问都是至关重要。项目管理软件应具备能根据状况变化和客户需求及时调整计划的能力。待办清单列表也是任务管理的一部分，可用于创建员工或团队的任务列表。使用待办清单列表，项目经理可以将工作分配给员工，而无需授予他们访问整个项目的权限。员工也可以使用待办事项列表来作为跟踪进度的清单。
资源管理：资源管理尤为重要，因为它会对项目的成本控制有着重大的影响。每种类型的活动都需要特定的资源，这些资源应该得到最佳利用以降低成本
文档：项目文档功能则管理着和项目全流程相关的所有文档文件资料，例如合同、工作说明书、报价单和需求清单等。这些文档通常以电子格式存储，从而让用户更容易在内部和外部进行共享和传阅。同样重要的是，项目管理解决方案还应该提供文档模板，以及让团队可以快速复用文档内容的选项。
报告：参与项目的干系人，即从员工到外部顾问甚至到客户，都会用到报告、分析和仪表板。因此，分析功能必须足够灵活，才能轻松适应不同类型角色的数据需求。与此同时，一些私密的数据或财务详细信息等这类敏感信息，要防止横向越权访问，只能授权给指定的人员访问和查看。
除此之外，项目管理软件的基本能力还应包括：缺陷追踪、项目预算、项目地图、任务优先级、时间和费用、批量更新、重复任务、资源分配、依赖关系、关键路径等能力。
项目管理软件的其他功能
以下这些项目管理的其他功能，有时包含在核心项目管理解决方案中，亦或作为插件或单独的工具额外提供。
看板：基于精益管理的原则，看板功能旨在通过项目的可视化呈现来消除工作上的浪费。看板包括：任务分组、和分配给员工或团队的任务卡片。此功能在敏捷项目管理中特别有用。
协作：员工与员工之间，或公司与其客户和合作伙伴之间的协作对于项目的成功是至关重要的。虽然可以分开使用协作软件平台与项目管理解决方案，但最好将它们集成在同一个系统，特别是对于复杂的项目。
文档管理：项目经理通常使用工作说明书（SOW）和工作分解结构（WBS）等文档，在内部和外部之间共享项目的计划和信息。允许不同的人访问文档和共享文件共享，是一项很重要的功能。更高级的文档管理功能，能允许用户进行在线协作、创建和修改文档。对文档的访问应按角色进行权限分配和管理，防止敏感信息泄露。
费用管理：项目管理并不总是需要计费和费用管理，但对于复杂项目可能非常重要。当一个项目涉及多方时，必须确保所使用的人力和物力资源已得到适当的计费。
优化：项目优化是指使用历史数据来识别瓶颈和其他影响项目的关键因素。通过优化，能让企业采取纠正措施，避免重蹈覆辙。例如，如果承包商总是迟到或工作平庸，公司应该及时更换另一家供应商。
模拟：项目模拟允许项目经理为某个项目创建多种可能的实施方案，然后对比并确定要实施的最佳选项。每个方案都描述了资源分配和不同的里程碑，甚至还考虑了各种约束和可能遇到的瓶颈。此类功能对于大型复杂的项目尤为重要。
项目会计：这种类型的功能通常作为会计软件和基于项目的ERP软件的模块来提供。其主要目的是为了跟踪项目成本和收入，并整合与项目管理相关的任何财务信息。项目会计提供和各个项目或项目集合有关的核心财务信息。
挣值管理 （EVM）：EVM是跟踪项目绩效的另一种方式。这种类型的软件还提供了项目进度监控的功能。EVM可帮助公司估算项目成本、跟踪实际成本并计算项目的挣值。虽然任何公司都可以使用此功能，但对于需要大量投资的大型复杂项目来说，它更有利。例如，EVM 是交付基础设施或城市开发等资本项目的公司的必备工具。
工作分解结构 （WBS）：对于复杂的项目，公司需要将项目分解为更小的工作并单独进行规划。每个任务/工作可以由不同的员工和团队负责，外部顾问或服务商也可以参与其中。通过WBS分解，公司能监控任务、子任务、资源和相关人员工作情况和跟踪项目进度。
风险管理：尽管有了规划和监控，但项目可能会受到自然灾害、黑客攻击或人员变动等意外事件的负面影响（俗称：黑天鹅事件）。虽然不可能为任何风险都做好准备，但公司可以使用项目风险管理功能来识别潜在的问题和风险。项目风险管理软件还可以帮助公司制定计划和预案措施，以便在风险发生时尽可能降低风险、降低损失。
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